Privacyverklaring
Gemeente Boortmeerbeek respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens volgens de wetgeving van 30 juli 2018. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:
Gemeente Boortmeerbeek
Pastorijstraat 2
3190 Boortmeerbeek
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Gemeente Boortmeerbeek verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar de Gemeente Boortmeerbeek. Gemeente Boortmeerbeek is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Gemeente Boortmeerbeek treedt op als verwerkingsverantwoordelijke
Zenia treedt op als verwerker in opdracht van gemeente Boortmeerbeek
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met privacy@boortmeerbeek.be
Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.
Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.
Welke gegevens verwerken we over u?
In hoofdzaak verwerken we vooral uw bedrijfsgegevens verbonden aan de rechtspersoon zoals:
· Identificatiegegevens: naam organisatie en KBO nummer
· Contactgegevens: GSM nummer en/of emailadres
We verwerken mogelijks uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
· Identificatiegegevens: naam en voornaam
· Contactgegevens: GSM nummer en/of emailadres
Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen. Wanneer contactgegevens zoals emailadressen niet algemeen zijn, kunnen deze persoonsgegevens worden doordat deze uniek herleidbaar zijn naar de natuurlijk persoon. Ditzelfde is van toepassing wanneer u een GSM nummer opgeeft dat ingeschreven staat op uw privé in plaats van op het bedrijf.
Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.
We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.
Daarnaast vragen we gegevens op bij andere organisaties zoals UNIZO die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in de regelgeving. Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens afkomstig van UNIA enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven.
Wanneer u zelf contact met ons opneemt voor gegevens van uw bedrijf te publiceren, worden deze verwerkt op basis van expliciete toestemming.
In sommige gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op, zoals bij een wettelijke verplichting
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Algemene regel is dat uw persoonsgegevens maar zolang (mogen) worden bewaard als noodzakelijk is om de diensten te verlenen waarvoor ze noodzakelijk zijn. Dat betekent praktisch dat zolang u gebruik maakt van diensten die Gemeente Boortmeerbeek aanbiedt, uw persoonsgegevens worden verwerkt. Zij worden ook nadien nog bewaard, gedurende de termijn tijdens dewelke Gemeente Boortmeerbeek kan worden aangesproken voor de verleende diensten. Die termijn wordt per taak bepaald in het informatiebeheersplan. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens in beginsel gewist, tenzij beslist wordt dat er een algemeen belang (historisch, cultureel of ander) is om ze verder te bewaren.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruik maakt. Nadien wordt het passief, wat concreet betekent dat er nog slechts een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang heeft tot uw gegevens en dit gedurende 2 jaar.
Delen we uw persoonsgegevens mee aan derden?
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt, door diensten en medewerkers van de Gemeente Boortmeerbeek en door de verwerker Zenia met maatschappelijke zetel in 3000 Leuven, Schipvaartstraat 16 (zenia@zenia.be).
Het is mogelijk dat wij voor bepaalde punctuele diensten een beroep doen op derden die dan optreden als subverwerkers. Een overzicht van de subverwerkers waar wij een beroep op doen, kan u bekomen op verzoek. In dat geval is het mogelijk dat uw gegevens ook aan deze verwerkers worden bezorgd, maar dan enkel om hen toe te laten ons de betreffende dienst te verlenen en steeds onder controle van Gemeente Boortmeerbeek.
Soms zijn wij ook verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk of decretaal worden verplicht of wanneer overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen. Ook kan het voorkomen dat een andere overheidsinstantie een machtiging heeft gekregen om bij ons gegevens over u op te vragen.
Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.
Om te weten wat de Gemeente Boortmeerbeek daartoe onderneemt, kan u contact opnemen met privacy@boortmeerbeek.be
Wat zijn uw rechten?
Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.
U kan uw expliciete toestemming altijd intrekken en vervolgens zullen uw gegevens verwijderd worden.
U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met privacy@boortmeerbeek.be We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
Bent u van mening dat uw gegevens niet langer relevant zijn voor de verwerking en dus dienen te worden gewist, kan u dat eveneens langs diezelfde weg aanvragen.
Indien u het niet eens bent met de manier waarop de VRM uw gegevens verwerkt, kan u verschillende acties ondernemen. U kan privacy@boortmeerbeek.be aanspreken. Daarnaast kan u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.